Die meisten Spediteure haben heute mit den Auswirkungen des ineffizienten manuellen Ratenmanagements zu kämpfen. Aus dieser Erfahrung heraus besteht nun der Wunsch, eine digitale Lösung für das Frachtratenmanagement einzuführen. Die Frage ist nicht mehr, ob man ein Tool braucht, sondern in welches man investieren sollte.
Es gibt immer mehr spezialisierte Software, die den manuellen Arbeitsaufwand im Zusammenhang mit Frachtverwaltungsprozessen, einschließlich der Tarifverwaltung, verringert. Doch nicht alle technischen Neuerungen sind für Ihr Unternehmen von Nutzen, und in der komplexen Logistikbranche gibt es keine Einheitslösung für alle. Aus diesem Grund wird es immer schwieriger zu wissen, welche Software für Ihre Bedürfnisse und Anforderungen geeignet ist.
Wir alle haben schon einmal den Fehler gemacht, das falsche Produkt zu kaufen. Dies geschieht in der Regel, weil es billig oder einfach ist, oder weil wir glauben, dass wir die neueste Version benötigen.
Um Ihnen bei der Auswahl der richtigen Frachtratenverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen zu helfen, werden wir Sie durch die folgenden Themen führen:
- Warum Sie in eine digitale Lösung investieren sollten
- Die zu berücksichtigenden Faktoren für Ihren Speditionsbetrieb
- Faktoren des Tarifmanagementsystems
- Empfehlenswerteste Softwarefunktionen
Warum Sie in Software für das Frachtratenmanagement investieren sollten
Die Bewältigung von Veränderungen ist schwierig, und deshalb halten viele an der alten Vorgehensweise fest. Wenn Sie noch unentschlossen sind, erfahren Sie hier, warum es im besten Interesse Ihrer Organisation ist, sich von der manuellen Tarifverwaltung zu verabschieden.
Die wichtigsten Vorteile der Frachtratenmanagement-Software sind:
- Effizienter und weniger manuell arbeiten
- Verkürzung der Durchlaufzeit für RFQs
- Minimierung des Fehlerrisikos bei Angeboten und Rechnungen
- Erhöhung der Datengenauigkeit
Mit einem Frachtratenmanagementsystem sind Sie in der Lage, innerhalb von Minuten mit Ihrem aktuell besten Angebot auf Ausschreibungen zu antworten. Eine zentralisierte, digitale Datenbank mit den Grundtarifen und Zuschlägen Ihres gesamten Netzwerks verringert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Suche nach Tarifen zur Erstellung eines wettbewerbsfähigen und zuverlässigen Angebots erheblich.
Darüber hinaus führt der Zeit- und Ressourcenverlust direkt zu höheren Betriebskosten. Manuelle Einstellungen und Prozesse sind nicht nur ineffizient, sondern auch viel anfälliger für Fehler, Fehlberechnungen und Verzögerungen. Auch dies kann für Ihr Unternehmen schnell kostspielig werden.
In einem eigenen Artikel erfahren Sie mehr über die Kosten und Risiken der manuellen Ratenverwaltung. Dann lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was Ihr Unternehmen bei der Wahl einer Frachtratenmanagement-Software berücksichtigen sollte.
Die zu berücksichtigenden Faktoren für Ihren Speditionsbetrieb
Es gibt einige Faktoren in Ihrem Unternehmen, die sich auf die Wahl des Tarifmanagementsystems auswirken sollten. Ein Tarifmanagement-Tool kann ein großartiges Produkt sein, aber je nach Ihrem Unternehmen ist es vielleicht nicht das Richtige für Sie.
Sie müssen die folgenden Faktoren berücksichtigen:
- Transportart: Luft, See, Straße, Schiene oder Binnenschiff
- Art der Verbindung: Hafenhinterlandtransporte oder andere
- Versandmaterial: Container oder nicht containerisierte Fracht
- Größe der Sendung: FCL oder LCL
Einige Kombinationen funktionieren genauso gut wie andere, da die Preisstruktur für den Transport ähnlich ist. Im Hinblick auf das Frachtratenmanagement für Hinterlandtransporte sollte ein Spediteur über ein System verfügen, das sowohl sein Netz von Landtransportoptionen abdeckt als auch die Art der Sendung, z. B. Containertransporte, berücksichtigt.
Für die Luftfracht werden nicht die gleichen Standardversandbehälter verwendet wie für die containerisierte Seefracht und den Landtransport. Für die Berechnung der Tarife sind andere Daten erforderlich, z. B. die individuellen Abmessungen der Fracht. Unterschiedliche Preisstrukturen bedeuten, dass ein System, das für Luftfrachttarife entwickelt wurde, für einen Spediteur, der hauptsächlich Containertransporte abwickelt, nicht geeignet ist.
Seefracht ist hauptsächlich ein Geschäft mit Spotraten. Ohne ausgehandelte Vertragsraten muss ein spezielles Ratenmanagement-Tool anders funktionieren, um Echtzeitraten zu liefern.
Letztlich müssen die wichtigsten Transportbedingungen und Preisfaktoren für Ihren Betrieb in der von Ihnen gewählten Frachtratenmanagement-Software gesucht und gefiltert werden können.
Tarif- und Ausschreibungsmanagementprozesse
Schließlich müssen Sie herausfinden, bei welchen Prozessen Sie Hilfe benötigen und welche Sie vielleicht schon unter Kontrolle haben. Es ist wichtig, zu unterscheiden zwischen dem, was Sie brauchen, um manuelle Arbeitsabläufe abzuschaffen, und dem, was Sie als "nice to have" empfinden. Es ist leicht, sich von ausgefallenen Funktionen hinreißen zu lassen, aber oft wird Ihr Team oder Ihre Organisation nicht von allen Gebrauch machen.
Es könnte auch sein, dass Sie bereits über andere Tools und Software verfügen, die diese Prozesse erleichtern. Es besteht keine Notwendigkeit, diese Funktionen in einem anderen Tool zu duplizieren. Legen Sie stattdessen den Schwerpunkt auf die Einrichtung einer einheitlichen Datenbank mit Frachtraten, die eine schnelle Suche und Berechnung ermöglicht.
Der nächste Schritt besteht darin, herauszufinden, welche Faktoren bei der Frachtratenmanagement-Software für Sie am wichtigsten sind.
Zu berücksichtigende Faktoren des Tarifmanagementsystems
Bestimmte Faktoren sind nicht generell gut oder schlecht, sondern es sind Entscheidungen, die Sie treffen müssen, je nachdem, was Ihren Arbeitsabläufen besser entspricht. Vergewissern Sie sich, dass Sie sich der folgenden Punkte bewusst sind, bevor Sie sich zum Kauf entschließen.
Software oder Hardware
Ist das System cloudbasiert oder muss es auf den Computern aller Benutzer installiert werden? Hier gibt es kein Richtig oder Falsch, aber eine Cloud-basierte Lösung bietet mehr Flexibilität, bessere Zuverlässigkeit und einfachere Integration.
Upload-Geschwindigkeit
Wie lange dauern die Uploads? Werden sie manuell oder über die API durchgeführt? Wie sieht der Qualitätssicherungsprozess für neue Tarif-Uploads aus? Bei der Vorbereitung und der vertraglichen SLA sollte es keine Rolle spielen, wie die Uploads durchgeführt werden und wie lange sie dauern, solange sie im Rahmen Ihrer vertraglichen SLA liegen. Wenn Sie jedoch wissen, dass Sie häufig spontane und sofortige Änderungen an den Tarifen benötigen, ist diese Frage besonders wichtig.
Sichere Speicherung von Daten
Preisdaten sind sensible und vertrauliche Daten. Erkundigen Sie sich, wie Ihre Daten geschützt werden und welche Datensicherheitsstandards angewandt werden.
Unterstützungund Schulung durch den Anbieter
Bietet der Anbieter eine Einführungsveranstaltung an, um Sie und das Team in der Nutzung der Lösung zu schulen? Bietet er kontinuierliche Unterstützung an, wenn das Team Probleme oder Fragen hat?
Benutzerfreundlichkeit
Das Ziel ist es, Ihrem Team zu helfen, Zeit zu sparen. Deshalb ist es wichtig, ein intuitives Tool zu wählen, das jeder versteht und nutzen kann.
NeueFunktionen
Fragen Sie den Software-Anbieter schließlich, ob bereits neue Funktionen geplant sind und wann diese erscheinen sollen. Wird der Anbieter vielleicht sogar Vorschläge von Ihnen entgegennehmen?
Ein Frachtratenmanagement-Tool sollte Probleme lösen und nicht neue Hürden schaffen. Nachdem Sie die oben genannten Faktoren berücksichtigt haben, ist es an der Zeit, einen Blick auf die einzelnen Funktionen zu werfen.
Empfehlenswerteste Softwarefunktionen
Es gibt eine Vielzahl von Merkmalen und Funktionen, die eine Frachtratenverwaltungssoftware bieten kann. Einige können als grundlegend angesehen werden, andere als fortschrittlich. Der wichtigste Faktor ist jedoch, ob die Funktion für Sie tatsächlich notwendig und nützlich ist.
API-Integrationen
Spediteure, die hauptsächlich mit Kassakursen arbeiten, sollten nach einer Lösung suchen, die durch Integration eine Verbindung zu den wichtigsten Spediteuren herstellt, um automatische Aktualisierungen der Echtzeitkurse anzubieten. Wenn Sie hauptsächlich mit ausgehandelten Vertragskursen arbeiten, besteht jedoch wenig Bedarf an dieser Art von Lösung.
Automatisches Hochladen von Kursblättern
Überlegen Sie, wie einfach dies für Sie als Kunde ist. Erfordert das Hochladen eine Formatierung der Tarifblätter auf Ihrer Seite? Können Sie die Tarifblätter selbst hochladen, oder wird dies vom Anbieter erledigt? Berücksichtigen Sie auch, ob das Hochladen im Preis inbegriffen ist oder ob dafür ein Aufpreis anfällt.
Unterstützung und Umrechnung von Währungen
Wenn Ihr Netzwerk Unterauftragnehmer in mehreren Währungsregionen umfasst, kann es für Sie wichtig sein, dass die Lösung mehrere Währungen unterstützt. Prüfen Sie, ob die Lösung die Währungen genau umrechnet, um eine einheitliche Ansicht zu erhalten.
Maßgeschneiderte Angebotserstellung
Wenn Sie Prozesse im Zusammenhang mit der Erstellung von Angeboten und Ausschreibungen automatisieren möchten, sollten Sie nach Funktionen Ausschau halten, mit denen Sie Angebote sofort erstellen und bei veränderten Bedingungen aktualisieren können.
Daten und Analysen:
Sie sollten Daten verfolgen, um bessere Entscheidungen treffen zu können und ein besseres Verständnis für Ihr Unternehmen zu erlangen. Es gibt jedoch viele Optionen für die Berichterstattung und Analyse, und Sie müssen diese Funktion nicht unbedingt in Ihrem Tarifmanagement-Tool haben. Wenn Sie kein anderes Berichterstattungsinstrument haben, empfehlen wir Ihnen, die Anzahl der erstellten Angebote, die Durchlaufzeit von Angeboten, die Gewinn-/Verlustquote, die Versandgewohnheiten und die Preisverfolgung zu messen.
Ausgewählte Tarife exportieren
Sind Sie in der Lage, Tarife zu exportieren, um sie schnell und einfach mit Ihren Kunden zu teilen? Nutzen Sie Exporte, um Angebote auf Abruf zu erstellen. Prüfen Sie, welche Formate unterstützt werden.
Filteroptionen
Entsprechende Filter werden benötigt, um die Suche schnell nach Kundenanforderungen zu filtern oder bestimmte Optionen zu vermeiden, wenn sich die Bedingungen ändern, z. B. bei Streiks oder vorübergehenden Infrastrukturproblemen.
Sprachoptionen
Die meiste Software wird heutzutage standardmäßig in Englisch angeboten. Wenn Englisch nicht Ihre Muttersprache ist oder wenn Sie ein sehr internationales Team haben, sollten Sie den Wert von Sprachoptionen nicht unterschätzen. In der eigenen Muttersprache arbeiten zu können, kann komfortabler und effizienter sein.
Verwaltung von Genehmigungen
Wenn Sie großen Teilen Ihres Unternehmens Zugang zu einem Tarifmanagement-Tool gewähren, kann dies sehr vorteilhaft für die Transparenz sein, aber Sie sollten sicherstellen, dass Sie verschiedene Benutzerprofile einrichten können, um unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden. Prüfen Sie, ob das System verschiedene Benutzerprofile mit unterschiedlichen Zugriffs-, Bearbeitungs- und allgemeinen Berechtigungen zulässt.
Suche
Die wohl wichtigste Funktion ist die einfache und schnelle Suche nach Vertragstarifen und Routen, die für Spediteure und Betreiber verfügbar sind. Achten Sie darauf, wie die Software komplexe Frachtpreisstrukturen und Mehrfachsuchen handhabt.
Standardisierte Formatierung
Sie wissen auch, dass die Preislisten der verschiedenen Spediteure und Betreiber nicht einheitlich sind. Um eine optimale Effizienz zu erzielen, sollten Sie darauf achten, dass die Lösung, die Sie kaufen, ein einheitliches Format für alle Frachttarife bietet.
Systemintegration
Je nach den in Ihrem Unternehmen eingerichteten Arbeitsabläufen bestimmen Sie, ob Sie die Software mit Ihrem TMS oder CRM verbinden müssen.
Alle diese Funktionen können aufschlussreich und wertvoll für die tägliche Arbeit sein. Für viele sind jedoch nicht alle notwendig. Fragen Sie sich, ob Sie die erweiterten Funktionen ausreichend nutzen oder ihr Potenzial voll ausschöpfen, um einen höheren Preis zu rechtfertigen.
Denken Sie daran, dass das ultimative Ziel eines jeden Tools oder einer jeden Plattform darin besteht, die Effizienz Ihres gesamten Betriebs und Ihrer Organisation zu steigern.
Die Frachtratenmanagement-Lösung rouvia eQuote
Wir bei rouvia sind Experten für Container-Hinterlandtransporte und haben eine ergänzende Lösung zu unserem FMS entwickelt, die das Ratenmanagement vereinfacht. Der Hauptzweck besteht darin, alle Ihre Tarifblätter auf einer Plattform zu konsolidieren. Auf diese Weise können Sie mit einem einzigen Mausklick den besten Tarif für jede Postleitzahl finden.
Hier ist ein kurzer Überblick darüber, was Sie von rouvia eQuote erwarten können:
- Automatisierte Uploads von Kursblättern
- Zentraler Zugriff auf aktuelle Tarife und Zuschläge
- Schnelle Suche mit mehreren Filterparametern
- Mühelose Tarifvergleiche
- Ausgewählte Tarife in CSV oder PDF exportieren
- Verfügbar in deutscher und englischer Sprache
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie die Zeit, die Sie für die Suche nach den besten Tarifen aufwenden, reduzieren und innerhalb von Minuten auf Ausschreibungen reagieren können.
Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um mehr über unser Tarifmanagementsystem zu erfahren und eine kostenlose Demo zu vereinbaren.
